¿ANALIZAS LOS PROCESOS DE TRABAJO EN EL ESTUDIO DE ARQUITECTURA?

Los procesos de trabajo en el estudio de arquitectura son uno de nuestros caballos de batalla.

Pocas veces nos paramos a pensar en ellos, a veces porque son “naturales” y otras veces porque no tenemos tiempo. El día a día se nos come y no pensamos si esas cosas que hacemos son las óptimas, o si las hacemos porque siempre ha sido así, etc.

Sin embargo es importante optimizar los procesos de trabajo en el estudio de arquitectura, puesto que se trata de modos de funcionar que se repiten una y otra vez, y por lo tanto cualquier mejora en ellos repercutirá de un modo muy notable a medio y largo plazo.

Veamos cuál es la importancia práctica de hacer este análisis y cuáles son los factores a tener en cuenta.

Los procesos de trabajo en el estudio de arquitectura

Comentábamos en este post sobre el cálculo de honorarios del arquitecto basados en la rentabilidad y los costes que una manera de reducir costes y por lo tanto conseguir una mayor rentabilidad es aumentar la efectividad en el estudio.

Para ello, estudiar los procesos de trabajo es una buena idea.

De entrada, ¿tienes definidos unos procesos, o cada vez se hacen las cosas de una manera y a salto de mata?

Los procesos son conjuntos de actividades relacionadas entre ellas que dan un resultado. Para ello, consumen recursos de varios tipos. Cuanto mejor diseñado esté el proceso, el resultado será de mejor calidad y además será posible alcanzarlo con un menor empleo de recursos.

Tampoco es necesario volverse loco y diseccionarlo absolutamente todo, porque seguramente en nuestro ámbito de acción no tenga sentido y sea excesivo.

Sí conviene analizar al menos los procesos que tienen un gran impacto en la actividad del estudio (por ejemplo, los implicados en redactar proyectos o dirigir obras).

Conviene analizar los procesos que tienen gran impacto en el estudio #arquitectura Clic para tuitear

El análisis de estos procesos te ayudará a mejorarlos, a ver en qué punto y por qué razones no funcionan bien.

Y por cierto, los procesos que no aportan valor a lo que haces, normalmente será mejor que los externalices y te concentres en las partes en las que sí que puedes aportar valor. Estarás empleando mejor tus recursos y tu tiempo.

Mirándonos el ombligo

A la hora de preocuparte por los procesos de trabajo en el estudio de arquitectura, es importante que estés atento en el día a día. Tener esa predisposición. Es decir, cuando algo chirría, lo apuntas para mejorarlo.

Para mejorar procesos hay que estar atento en el día a día #arquitectura Clic para tuitear

¿Cuántas veces te has sorprendido con aquello de “Uf, otra vez esto, tengo que cambiarlo”? Pero luego no lo cambias, y a la próxima sigue igual.

Debes hacer un análisis real, no puramente teórico. Debes observar qué ocurre en la realidad cuando se hacen las cosas:

• Qué tareas se hacen. ¿Son todas necesarias?
• Si se ejecutan en el orden correcto por las personas adecuadas.
• Si cuando alguien inicia una tarea tiene la información necesaria para llevarla a cabo.
• Cuando alguien debe ejecutar algo, ¿espera a que la persona anterior haya acabado totalmente su trabajo aunque pueda empezar ya?
• ¿Existen redundancias? Tareas que se hacen varias veces cuando no es necesario. Por ejemplo, medir las superficies varias veces.
• Tareas que se hacen y luego hay que deshacerlas. Por ejemplo, organizar una hoja Excel de determinada manera y que luego la persona siguiente tenga que cambiar esa organización para presentarla y que sea entendible.
• Etc.

En toda esta observación es fundamental localizar los cuellos de botella, aquellos puntos determinantes que condicionan toda la marcha del proceso.

Los cuellos de botella

Los cuellos de botella son aquellos puntos que provocan un atasco y ralentizan el proceso o una parte de él. Los puntos lentos.

Al final, los cuellos de botella determinan la duración de un proceso, y es necesario identificar el camino crítico del mismo para optimizarlo lo mejor posible.

Los cuellos de botella determinan la duración de un proceso #arquitectura Clic para tuitear

¿Por qué se producen?

¿Es porque no hay recursos suficientes asignados a una tarea? ¿Porque la tarea es costosa, compleja, larga? ¿Es porque es desagradable e invita a la procrastinación? ¿Se necesita algo para realizarla que nunca está en el momento preciso?

La implicación de terceros también produce cuellos de botella. Por ejemplo, cuando repetidamente no te envían el cálculo de las instalaciones en el plazo acordado y no sabes cuánto van a ocupar o pesar las UTAs.

Trata de detectar qué hace lento al cuello de botella y dale solución. Cuando lo consigas, el proceso irá más fluido, pero por definición aparecerá otro cuello de botella: siempre habrá una parte del proceso que sea más lenta.

Aquí tampoco te vuelvas loco. Mejora tus procesos de trabajo en el estudio de arquitectura, pero hasta límites razonables.

Ojo con el exceso de perfeccionismo.

Creando procedimientos

Cuando tienes claro cómo van tus procesos y cómo mejorarlos, puedes diseñar procedimientos para llevarlos a cabo.

Los procedimientos son instrucciones que deberán conocer los que estén implicados y que asegurarán que los procesos se ejecuten del mejor modo posible.

Estos procedimientos formarán parte de la cultura de empresa, y acabarán siendo como mantras que todo el mundo podrá interiorizar.

Utilizar las tecnologías de la información y la comunicación, las TIC, nos puede facilitar mucho la gestión. No lo estamos haciendo demasiado en los estudios de arquitectura.

Las aplicaciones profesionales de gestión son caras. Podemos también organizarnos de manera un tanto más casera, incluso con aplicaciones gratuitas. Hay que echarle ingenio. ¿Has probado, por ejemplo, Trello?

Obviamente, el mundo BIM tiene una gran repercusión en relación a estos temas, y merece varios artículos por sí solo.

Poniéndose a ello

Al final, lo importante de todo esto es que te quedes con la idea de que hay procesos de trabajo en el estudio de arquitectura, y de que cuidarlos es muy importante para el desempeño final.

Incluso si trabajas por libre y en solitario, la situación será parecida.

La actitud de estar constantemente preguntándote cómo puedes mejorarlos, detectando puntos a tratar y dedicándole tiempo a hacerlo, es muchas veces lo que se nos escapa.

Sé consciente de todo ello y no tendrás que sufrir los problemas una y otra vez.

Mejorarás la productividad, reducirás tiempo y recursos, y eso se traducirá en mayor tranquilidad, mejor ambiente, más rentabilidad y un negocio mucho más sostenible. Y también en un trabajo mejor terminado.

Ah, y podrás salir del estudio a una hora decente y dedicarte a vivir.

A por ello.

Tienes muchos contenidos, herramientas y posts para mejorar tu trabajo en la categoría GESTIÓN DEL ESTUDIO DE ARQUITECTURA.

¿Observas los procesos en el estudio de arquitectura? ¿Eres capaz de detectar dónde se pueden mejorar? ¿Dedicas tiempo a esta mejora? ¿Obtienes resultados?

Gracias por leerme. Que tengas un buen día.