MI TERCER FRACASO Y ÉXITO FINAL IMPLANTANDO GTD: LA PUESTA EN MARCHA DE GTD

La puesta en marcha de GTD es un proceso que exige tiempo y energía; tiempo y energía que recuperarás después con creces.

Si quieres lograr los beneficios que te va a proporcionar la metodología, al principio te va a costar. GTD se basa en implantar una serie de hábitos, y eso no se consigue en tres días. Además, como hemos comentado alguna vez, para cambiar hábitos debemos vencer nuestra propia resistencia.

Es como cuando las cabras abren un nuevo camino por la maleza. Al principio cuesta. Luego, una vez abierto, es muy fácil. Probablemente, tendrás que convertirte en una cabra.

Te conté mi primer y segundo fracasos implantando la metodología, y aproveché para hablarte de los principios de GTD y de los 5 pasos de GTD.

Ahora te voy a contar mi tercer fracaso y mi éxito final, el momento en el cual fui consciente de que todo parecía funcionar más o menos correctamente. Te cuantificaré también los beneficios que me ha reportado todo ello.

Y lo haré utilizando este relato para hablarte sobre la puesta en marcha de GTD.

Puesta en marcha de GTD

Cambiar hábitos

Cambiar hábitos e instaurar otros nuevos cuesta.

Nuestro cerebro ha formado redes neuronales a lo largo del tiempo, y con cada acto que hemos llevado a cabo conforme a esos hábitos, algunas de estas redes se han ido reforzando.

El cerebro tiende al mínimo esfuerzo y al mínimo riesgo. Cuando algo le funciona, no ve la necesidad de hacerlo de manera diferente. Es más, se resiste a ello. ¿Para qué gastar energía y generar incertidumbre con algo nuevo? Por eso, cambiar hábitos implica esfuerzo.

Para instaurar los hábitos nuevos aprovechamos nuestra plasticidad neuronal, por la cual nuestras neuronas crean nuevas redes neuronales. Si repetimos un comportamiento, esas redes neuronales se van fortaleciendo hasta que logramos llevar a cabo las acciones en automático.

En ese momento, podemos decir que hemos instaurado un nuevo hábito.

La puesta en marcha GTD implica un gran cambio de hábitos. La magnitud de ese cambio depende, obviamente, de tu punto de partida.

La puesta en marcha de #GTD implica un cambio de hábitos #efectividad Clic para tuitear

Aparte del cambio de mentalidad, que ya de por sí es grande, los 5 pasos que vimos en el artículo anterior no son, probablemente, tu manera habitual de hacer las cosas. Por lo tanto, adoptar el hábito de llevarlos a cabo y de la manera correcta te va a costar.

Debes ser consciente de que no vas a lograrlo enseguida. Vas a necesitar tiempo y perseverancia. Si buscas resultados en una semana, GTD no es para ti. No pasa nada, no hay ninguna obligación de transformarte en GTDista.

Si por el contrario no te asustan los desafíos a medio-largo plazo y te ves capaz de perseverar hasta lograrlo, te aseguro que la inversión inicial tiene muchas recompensas.

Al final del artículo he cuantificado las mías.

Mi tercer fracaso

         Póntelo fácil

Pues bien, tras mi segundo fracaso yo estaba perfectamente concienciado para hacer las cosas mejor y conseguir, por fin, mi objetivo. Conocía los principios básicos y los 5 pasos, y estaba decidido a seguirlos a rajatabla. Me puse de nuevo con la puesta en marcha de GTD.

Y de todos los hábitos a desarrollar relacionados con los 5 pasos, fracasé al adoptar el primero de ellos: capturar.

A la hora de instaurar esos hábitos conviene que te conozcas bien y, con esa información, ponértelo lo más fácil posible. Esto no quiere decir que adaptes el método a tu manera, pero sí que te lo hagas todo lo cómodo que puedas.

Para cambiar tus hábitos, póntelo lo más fácil posible #efectividad #GTD Clic para tuitear

Por ejemplo, el hábito que más suele costarle a muchas personas, el de revisar semanalmente, yo lo adquirí enseguida. Lo conseguí porque me lo puse fácil: lo asocié a un día y hora concretos de la semana en los que, por diversas circunstancias, desayuno en una cafetería cerca del estudio en la que hacen un té que me encanta. Y eso sólo lo hago ese día.

En consecuencia, cada vez que llega el día estoy deseando hacer mi revisión semanal para beberme mi taza de té. Como ves, el uso de drogas está permitido en la puesta en marcha de GTD. Llámame freak, pero funciona.

El caso es que ahora, aunque el día concreto llegue y no tome té, tengo el hábito de hacer mi revisión interiorizado.

Puesta en marcha de GTD y hábitos

         El hábito de capturar

Con el hábito de capturar hice exactamente lo contrario: me lo compliqué. No diseñé un buen sistema de bandejas de entrada. Tenía muchas: libretas de notas diversas en varios lugares, cajoneras, múltiples cuentas de email…

Pensé que si tenía una bandeja en cada sitio, lo tendría más fácil. Fue al contrario.

Odio ir por la calle con trastos. Incluso me cuesta llevar mi portátil, aunque pesa muy poco. El hecho de llevar una libretita con un lápiz por ahí se me hacía muy incómodo. Soy así de raro. Llámame freak otra vez.

En consecuencia, dejé de llevar la libretita y perdí la posibilidad de capturar cuando iba por la calle. Y no sabes la cantidad de cosas que surgen por ahí, es increíble.

Así que, pese a tener el impulso de capturar integrado en mi mente, como no tenía a mano una herramienta que hiciese de bandeja de entrada, empecé a no hacerlo. Y así se desmoronó el plan.

Ese fue mi tercer fracaso. La puesta en marcha de GTD quedó huérfana nada más empezar.

Puesta en marcha de GTD

Así pues, ¿cómo se afronta la puesta en marcha de GTD?

Pues creo que no hay una respuesta única para esa pregunta. Los grandes expertos recomiendan introducir los hábitos poco a poco.

Puedes empezar a pensar en los principios más básicos y a ponerlos en práctica: no actuar por impulso persiguiendo urgencias, capturar enseguida lo que te venga a la cabeza, fijarte en las circunstancias (contexto, tiempo, energía) para decidir qué hacer en cada momento, empezar a llevar listas, centrarte al 100% en lo que estás haciendo…

Cuando hayas interiorizado estas cosas, empieza a aplicar los 5 pasos.

La gente que más sabe de esto recomienda comenzar con herramientas simples, como lápiz y papel, para llevar el sistema. La idea es que no tengas que luchar con tus herramientas mientras empiezas.

La gente que sabe de #GTD recomienda empezar con herramientas simples #efectividad Clic para tuitear

Esto parece muy lógico y es lo que yo aconsejaría a quien me preguntase. Sin embargo, en mi caso, el cambio del papel a una aplicación para el móvil fue lo que solucionó mi problema al capturar y lo que, finalmente, me permitió implantar GTD.

Como odio llevar trastos encima, intento concentrarlo todo en el móvil, así llevo un único trasto. Llámame freak por tercera vez.

Cayó en mis manos una aplicación que me permite capturar a una gran velocidad y con un par de toques, así que lo hago. Cada vez que surge algo, tengo el impulso de darle al botón, escribir un par de palabras y ya está.

Instaurar el automatismo de capturar era la pieza que me faltaba. Al cabo de un par de meses, miré hacia atrás y me di cuenta de que todo parecía fluir correctamente.

Cuantificación del éxito al implantar GTD

Tras dos años como GTDista desde la puesta en marcha de GTD, creo que puedo dar unos índices personales de mejora en diversas facetas. Evidentemente, es todo un poco subjetivo (todavía no han inventado un estresómetro), pero como aproximación puede servir.

Eficiencia: mejora de un 20%. Siempre he tenido buena capacidad de concentración, pero poder olvidarme de todo lo que no es mi acción del momento me ha ayudado a hacer las cosas mejor.

Eficacia: mejora de un 25%. Elijo mejor mis acciones. Me enfoco más en el objetivo final y no trabajo en lo que es inútil. Estoy venciendo el exceso de perfeccionismo. Tampoco me empeño en hacer cosas que requieren energía cuando no la tengo.

Cumplimiento de compromisos: mejora de un 15%. Es realmente difícil que olvide un compromiso o que no lo cumpla por falta de previsión y control.

Reducción del nivel de estrés: mejora de un 40%. Éste ha sido mi mayor regalo. Confío mucho en el sistema, y eso me evita preocupaciones. Además, he ganado tiempo para mí, para descansar, correr o lo que sea.

Y ojo, no soy ningún experto. Tengo margen de mejora.

Por ejemplo, me cuesta todavía la planificación de proyectos grandes. Porque sí, en GTD se planifica. Se llama planificación natural, y daría para escribir un libro.

Lo que no se hace es planificar el horario de la semana al detalle, no pienses en eso.

Puesta en marcha de GTD y efectividad

¿Y qué más?

Pues hasta aquí llega esta serie de artículos, muy en la superficie del sistema.

Podemos hablar más en el futuro de GTD, pero espero con este relato haberte dado una idea de en qué consiste esta metodología y cómo te puede ayudar.

Puede que no te guste nada, GTD no le gusta a todo el mundo. Además, levanta pasiones: o te encanta o te da alergia.

#GTD no gusta a todo el mundo, pero si lo implantas notarás una gran mejora en tu #efectividad Clic para tuitear

Si he conseguido despertar tu curiosidad y te interesa embarcarte en este universo, te pongo un listado de blogs de verdaderos expertos en GTD y productividad en general, donde encontrarás muchísima información de interés.

Óptima Infinito, el blog de José Miguel Bolívar

Cambiando creencias, el blog de Antonio José Masiá

FacileThings, el blog de Francisco Sáez

El Canasto, el blog de Jeroen Sangers

El blog de David Torné

Think Wasabi, el blog de Berto Pena

Hay más, seguro que me dejo alguno.

Recuerda también el pequeño listado de bibliografía que puse en el primer artículo de la serie.

Y sólo me queda agradecerte que hayas aguantado esta serie hasta el final y pedirte que me respondas a algunas preguntas.

¿He despertado tu interés por GTD? ¿Vas a buscar más información? Con lo que has leído, ¿te gusta como metodología? ¿Crees que podría serte útil?

Tienes mucha más información, posts, recursos y herramientas para mejorar tu desempeño en la categoría DESARROLLO PERSONAL DEL ARQUITECTO.

Gracias por leerme. Que tengas un buen día.

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2 comentarios en “MI TERCER FRACASO Y ÉXITO FINAL IMPLANTANDO GTD: LA PUESTA EN MARCHA DE GTD”

  1. Podrías decir que app te ayudó a hacer el paso de capturar de forma más sencilla. Esque me pasa igual, me complico mucho y mezclo pasos. Gracias!

    • Hola, Borja.

      La que más fácil me lo pone es Drafts. De hecho, llevo usándola bastante tiempo.

      Su mayor ventaja es la rapidez. Le das al icono y se abre en décimas de segundo. Luego tiene conexión directa con otras aplicaciones de tareas, por ejemplo con Omnifocus, que es la que yo uso. Pero lo importante es eso: sencillez extrema y rapidez.

      Gracias por leerme.

      Un saludo.

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