CONSEJOS PARA EVITAR LAS INTERRUPCIONES EN EL ESTUDIO DE ARQUITECTURA

Evitar las interrupciones en el estudio es fundamental para poder trabajar con efectividad. Mejor dicho, para poder trabajar. A secas.

Cada vez tenemos más interrupciones de todo tipo. No sólo por la tecnología y la hiperconectividad, sino también por los cambios en los usos sociales.

El perjuicio que provocan las interrupciones es enorme, y muchas veces no somos conscientes de ello.

Vamos a ver algunas soluciones para evitar las interrupciones y poder llevar un flujo de trabajo efectivo.

Tomar conciencia para evitar las interrupciones

Las interrupciones provocan grandes dificultades, puesto que además del tiempo utilizado para resolverlas producen el efecto de destruir la concentración.

La concentración no es instantánea, por mucho entrenamiento que tengas, y cuesta conseguirla. Cuando te interrumpen, la pierdes. Tienes que volver a recuperarla y eso cuesta. Cuando esto sucede constantemente, acaba siendo casi imposible realizar tareas que requieran concentración.

La concentración no es instantánea. Cuando te interrumpen, la pierdes #coaching #arquitectura Clic para tuitear

Incluso, puede que el mundo acabe transformándose en una continua multitarea.

Y hay cosas que hacemos en el estudio que requieren mucha concentración: idear, escribir, dibujar, calcular…

Es importante tomar conciencia de las interrupciones, puesto que cuando se han convertido en un hábito (mal hábito), a veces ni siquiera las vivimos como interrupciones. Las podemos confundir con un funcionamiento normal, con “ser accesible”, con “estar a todo”…

Cuando tienes la sensación de ejercer tu actividad a tirones, probablemente eres presa de las interrupciones.

Ojo, que a veces sí que hay urgencias reales, pero creo que ésas son fácilmente identificables.

Evitar las interrupciones internas

Son muy abundantes.

En este post sobre los 5 pasos de GTD hablábamos de conseguir vaciar la cabeza para no sufrir estas interrupciones internas. Para que no se te vaya a lo pendiente, a la ansiedad por el descontrol, a la multitarea…

También puedes echar un ojo a este post sobre mejorar la concentración.

En todo caso, es importante resaltar que muchas veces somos nuestros peores enemigos y que evitar las interrupciones internas es el primer paso.

A veces somos nuestros peores enemigos, los primeros que nos interrumpimos #coaching #arquitectura Clic para tuitear

Puedes cuidar muchísimo el entorno, gestionar las interrupciones externas, inventar formas ingeniosas de llevarlas, pero si tu propio cerebro se va por los cerros de Úbeda no habrá manera de concentrarse.

Tu sistema de efectividad personal debería permitirte tener todos tus compromisos controlados, todas las cosas a las que has renunciado bien decididas y el trabajo a realizar perfectamente definido.

De este modo, cuando te pongas con algo pensarás sólo en eso y en nada más. O al menos será más sencillo.

Tu propia actitud puede pedir a gritos que te interrumpan constantemente. El lenguaje corporal es importante en estos casos. Muestra tu concentración en lo que estás haciendo, y será más difícil que te interrumpan quienes te vean.

Evitar las interrupciones que provienen de la tecnología

Las que provienen de la tecnología y la hiperconectividad son probablemente las interrupciones más numerosas.

Las interrupciones que provienen de la tecnología son las más numerosas #coaching #arquitectura Clic para tuitear

El móvil. No pasa nada por ponerlo en modo avión de vez en cuando. Devolver llamadas no es una tragedia, en serio. Puedes dejarlo así en los ratos que necesites mucha concentración y consultarlo después.

O eso, o usas dos teléfonos, uno para urgencias (de verdad) y otro para uso normal. El de urgencias lo atiendes constantemente, y el normal de vez en cuando.

Tener el email abierto e ir consultando lo que llega implica la destrucción de tu trabajo. Es mejor dedicarle dos o tres ratos al día, no es necesaria la inmediatez.

Ojo también con los chats en la intranet o con el exterior. Suelen estar repletos al 90% de conversaciones intranscendentes. El Whatsapp es una fuente enorme de interrupciones.

Fíjate que estas herramientas de mensajería, el email, etc., tienen como gran ventaja que la comunicación se produce al ritmo que tú eliges. ¿Por qué, entonces, esa necesidad de que sea inmediata? Léelo cuando te convenga, la otra persona tendrá que entenderlo.

Hemos llegado a la paradoja de las conversaciones por Whatsapp a base de mensajes de audio en tiempo real. Para eso nos llamamos, ¿no? El doble click azul tampoco ayuda.

No es un problema sólo del mundo profesional. Mi madre (jubilada) me dice que no paran de interrumpirla cuando está en casa con el Whatsapp los dichosos grupos. En realidad, se está interrumpiendo ella haciendo caso inmediato.

Espero que no lo lea, igual esta semana no me hace croquetas.  🙂

¿No se te ha estropeado nunca el móvil y has estado un par de días sin él? ¿A que sentías una gran liberación?

Evitar las interrupciones que provienen de las personas

Evitar las interrupciones que provienen de las personas tiene mucho que ver con la tan necesaria capacidad para decir “no”. A veces, atacará lo socialmente aceptable o lo políticamente correcto.

Evitar las interrupciones que provienen de las personas significa decir “no” #coaching #arquitectura Clic para tuitear

Ten en cuenta que la persona que te interrumpe piensa que su inquietud es lo más importante del mundo. Poco a poco, los miembros del equipo deben acostumbrarse a que no es bueno interrumpirse mutuamente.

Cuando aparezca alguien con una interrupción no urgente, trata de no cortar lo que estás haciendo. El 90% de las veces podrás tratar lo que te consulta después. Manifiéstalo de manera breve y empática, pero asertiva.

Cerrar la puerta si la tienes es una buena señal para evitar las interrupciones.

También puedes fijar unas franjas horarias para consultas entre compañeros. Si todo el mundo se acostumbra, acumulará sus dudas o asuntos para esa franja y se podrá trabajar.

Se puede tomar la convención de utilizar algún dispositivo para marcar momentos en los que no se puede ser interrumpido. Por ejemplo, un pequeño semáforo en rojo u otro objeto del mismo color (el rojo tiene asociaciones mentales muy claras).

Hay quien fija periodos de “bunquerización” en los cuales sólo podrá ser molestado si se está cayendo el edificio. Se proclama a los cuatro vientos, y se ve qué pasa.

Si pese a todos tus esfuerzos la interrupción se produce, que dure lo menos posible. Concreción y al grano. Cuanto más dure, más daño hará a tu capacidad de concentración y a tu flujo de trabajo.

Influencias del entorno para evitar las interrupciones

El entorno es fundamental para evitar las interrupciones.

Por ejemplo, el espacio de trabajo habitual en el estudio puede parecer que las favorece. Espacios abiertos, que ayudan a personas sociables y latinas a interactuar constantemente, incluso aunque no sea necesario.

Es bueno que existan en el estudio espacios y momentos para todo: para el foco total, para el trabajo en equipo, para el trabajo flexible, el intercambio casual…

Muchos dispositivos tecnológicos por todas partes desvían la atención.

Si el estudio es pequeñito, seguramente no necesitas una aplicación de chat en directo para comunicarte. O si esta existe, no pasa nada por apagarla un rato.

Sea como sea, te recomiendo que empieces a tomar conciencia de las interrupciones que sufres a diario para poder implantar medidas para evitarlas.

Ganarás mucha efectividad.

Tienes muchos contenidos, herramientas y posts para mejorar tu trabajo en la categoría GESTIÓN DEL ESTUDIO DE ARQUITECTURA.

¿Te esfuerzas por evitar las interrupciones? ¿Sufres este mal que nos asola? ¿En tu estudio, abundan las interrupciones? ¿Cómo afecta esto al proceso de trabajo?

Gracias por leerme. Que tengas un buen día.