7 MOTIVOS Y 2 TÉCNICAS SENCILLAS PARA EMPEZAR A DELEGAR YA

Delegar es una de las herramientas más potentes que tiene un líder para ganar en eficacia y en eficiencia y hacer crecer a su equipo. ¿Por qué nos cuesta tanto delegar tareas? ¿Sabemos hacerlo?

En este artículo, expliqué cómo la asignación de responsabilidades a los miembros de un equipo les hacía retarse y avanzar.

Hoy te daré razones suficientes para que adoptes el hábito de delegar, responderé a las principales preguntas sobre el proceso (¿Qué?, ¿En quién?, ¿Cómo?), y te daré un par de técnicas para que empieces ya mismo a hacerlo. La segunda te va a encantar.

Este artículo está escrito desde el punto de vista del líder de un equipo, pero es igualmente aplicable a personas que trabajan en solitario, autónomos, emprendedores… En su caso, en lugar de delegar hablaremos de externalizar, pero el concepto es el mismo. Se trata de asignar tareas a otras personas para poder dedicarnos a lo verdaderamente importante.

Hands Passing Baton at Sporting Event

¿Por qué delegar?

En nuestros entornos de trabajo, normalmente el volumen de tareas a realizar excede el tiempo necesario para ejecutarlas. Por lo tanto, por muy bien que nos organicemos, no llegamos, y esto es especialmente patente en el caso del líder de un equipo.

Existen muchos motivos y muy poderosos para empezar a delegar tareas. Trataré de resumirlos en estos 7 puntos:

  1. La labor del líder no es “hacer”, sino que se centra en la estrategia: fijar objetivos, pensar y decidir, y para ello necesita tiempo. Delegar permite ganar tiempo para las tareas propias de un líder. El equipo se encargará de la táctica, de las acciones concretas.
  1. Delegar desata la creatividad. Al conseguir tiempo y liberar la mente de ciertas tareas, podemos dedicarnos a imaginar con mayores garantías.
  1. El líder-coach crea espacios de creación para su equipo y reta a sus miembros. Una manera de hacerlo es delegar tareas en ellos y, a veces, mentorizar, siempre evitando el micromanaging (me encanta esta palabra, a veces los ingleses aciertan).
  1. Delegar hace crecer al equipo. Los miembros sienten que se confía en ellos, aprenden cosas nuevas, se retan y avanzan. La motivación individual aumenta. El proceso de trabajo, entendido como mejora continua de las personas, es tan importante como el resultado final.
  1. El líder obtiene una visión clara de las capacidades y aprendizaje de los miembros de su equipo. Ese conocimiento es fundamental para gestionar los recursos de los que dispone.
  1. En caso de una ausencia del líder, el equipo está capacitado para funcionar con casi total autonomía, al menos a corto plazo. Nadie, ni siquiera el líder, debería ser imprescindible.
  1. El equipo está más cohesionado, en la medida en que todo el mundo participa de un buen número de tareas, se entiende la estrategia general y cómo esas tareas influyen en los resultados y el cumplimiento de los objetivos fijados. Hay verdadera conciencia de equipo.

equipo

Las excusas típicas

Algunas excusas típicas que ponemos para evitar eso tan beneficioso de delegar son las siguientes.

No tengo tiempo para enseñarle a nadie. Error. El tiempo que emplees enseñando a alguien del equipo a hacer algo, luego lo recuperarás con creces cuando esa persona te libere de tareas repetidamente.

Acabo antes haciéndolo que explicándolo. También error. Primero, eso no es exacto, seguro que hacer la tarea lleva más tiempo que explicarla. Y segundo, también es aplicable lo del párrafo anterior.

Yo lo hago mejor. Es posible, pero probablemente tu equipo pueda aprender a hacerlo suficientemente bien, ¿no? Para empezar, si crees que sólo es correcto tu modo de hacer las cosas, tienes un problema. Y para continuar, si buscas la perfección extrema en todo, tienes otro problema, en parte porque la perfección no existe, y en parte porque no es necesaria para que las cosas funcionen. Recuerda, lo mejor es enemigo de lo bueno (Falacia del Nirvana).

Lo mejor es enemigo de lo bueno Clic para tuitear

No puedo perder el control de todo, soy el líder. Delegar no implica perder el control. Es más, no debes perderlo. Simplemente, una tercera persona asume parte de la responsabilidad. Por otro lado, el control suele ser una ilusión fomentada por la inseguridad y el miedo a ser reemplazable. Pues tengo una mala noticia, todo el mundo lo es. Esto no va de eso.

Entendidos los beneficios de delegar y superadas las excusas, vamos a hablar ahora del proceso adecuado para hacerlo.

¿Qué se delega?

La primera cuestión que debe plantearse un líder es qué tareas delegar. Esta pregunta tiene una respuesta muy clara en ocasiones, pero otras veces no tanto. En general, seguiremos tres principios:

  • Delegaremos tareas que no se correspondan con las propias de un líder, aquéllas que no tengan que ver con la estrategia, definir objetivos, pensar procesos, crear. Delegaremos las acciones concretas, la táctica, y todo lo que sea mecánico.
  • Delegaremos el 100% de las tareas que se puedan delegar. No se pueden delegar las tareas propias del líder, definidas en el punto anterior, y ocasionalmente algunas que, por circunstancias especiales, debe realizar él, pero todo el resto sí.
  • Delegaremos las tareas que algún miembro del equipo pueda realizar mejor que nosotros, por tener un conocimiento o habilidad especial para ello o estar, en general, más capacitado.

Siguiendo estos tres principios, casi todas las tareas se clasifican por sí mismas como delegables o no. En los casos dudosos tenderemos preferentemente a delegar, fijándonos especialmente en cuidar el crecimiento de los miembros del equipo que reciban las tareas.

Un punto importante: delegar no es quitarse un muerto. Es una tentación muy comprensible en un líder, pero que una tarea nos resulte más o menos desagradable no debe ser un criterio para decidir si la delegamos o no. Mr. Marronetti, ese personaje al que siempre le caen estas cosas, no debería existir en ningún equipo.

Delegar no es quitarse un muerto. El que delega conserva la responsabilidad sobre lo delegado Clic para tuitear

Es más, en realidad el muerto nunca nos lo quitamos. El que delega conserva la responsabilidad sobre lo delegado, aunque implique a un tercero que también adquiera su cuota de responsabilidad sobre ello. Os sorprendería saber la cantidad de veces que he visto a directivos escudándose en algún miembro de su equipo para eludir su responsabilidad sobre algo que no ha salido bien.

delegar

¿En quién se delega?

En principio, las tareas se delegan en la persona más capacitada para llevarlas a cabo. Sin embargo, esto tiene algunos matices.

Debemos contemplar también la carga de trabajo de cada miembro del equipo. Las personas más capacitadas tienden a asumir mayor carga de trabajo (como la barra más gorda en una estructura hiperestática), pero esto debe estar dentro de unos límites razonables para evitar cuellos de botella.

Los más eficaces suelen asumir mayor carga de trabajo, como la barra más gorda en una estructura hiperestática Clic para tuitear

También debemos cuidar del crecimiento de los miembros de nuestro equipo. Para ello analizaremos qué nivel de reto supone la tarea para cada uno de ellos. Un elemento a considerar en la asignación es precisamente retar al destinatario, buscando un aprendizaje y una motivación.

Evidentemente, los retos planteados deben ser alcanzables con un nivel normal de tensión, evitando entrar en un estrés injustificado. No pidamos imposibles a nadie, avancemos paso a paso, sin prisa pero sin pausa.

Otro criterio a tener en cuenta se refiere a la flexibilidad. Si asignamos siempre el mismo tipo de tareas a las mismas personas, conseguimos que nadie más aprenda. Cuando una persona determinada no esté, nadie podrá suplirla. Nadie debería ser imprescindible.

¿Cómo se delega?

Aunque se elija bien qué delegar y en quién, la forma de hacerlo suele determinar el éxito o no del proceso. Algunos puntos a tener en cuenta:

  • Delegaremos lo antes posible, es decir, cuando la tarea surja. No esperaremos, aunque “haya tiempo”. Del mismo modo, reclamaremos la tarea una vez transcurrido el plazo razonable para realizarla, no cuando la necesitemos en el último momento.
  • En este sentido, se trata de ir siempre un paso por delante de las necesidades. Dice Peter Drucker que “La planificación a largo plazo no es pensar en decisiones futuras, sino en el futuro de las decisiones presentes”. La planificación implica actuar ya previendo consecuencias, no pensar en cómo actuaré en el futuro.
  • A la hora de delegar, daremos toda la información posible a la persona elegida sobre la tarea y las razones para realizarla, el tiempo razonable para ello y todos los pormenores relevantes. Si hace falta, la instruiremos sobre cómo llevarla a cabo y mentorizaremos su progreso. Nos aseguraremos de que la persona lo ha entendido perfectamente.
  • Daremos a la persona los medios y autoridad suficiente para ejecutar la tarea. Que no nos los tenga que pedir más adelante, eso es un freno, una pérdida de tiempo y disminuye la confianza y la motivación.
  • Revisaremos periódicamente lo que delegamos. No lo olvidaremos hasta el día de la fecha límite, estaremos monitorizando los progresos aunque dando espacio a la persona, con cierta distancia pero con conocimiento.
  • Una vez llevada a cabo la tarea, daremos feedback a la persona y reconocimiento si procede. En el artículo mencionado anteriormente hablé de la mejor forma de dar feedback: centrándose en el hacer y no en el ser, haciéndolo en el momento adecuado, evitando interpretaciones y generalizaciones y procurando que sea útil para el futuro.

Te doy a continuación dos técnicas probadas con clientes para empezar a implantar el hábito de delegar.

La planificación implica actuar ya previendo consecuencias, no pensar en cómo actuaré en el futuro Clic para tuitear

lista tareas

Dos técnicas para empezar a delegar ya mismo

He visto bastantes casos de líderes a diversos niveles que decían no tener suficiente tiempo para acometer sus tareas, con el consiguiente nivel de estrés y sensación de estar siempre “apagando fuegos” sin poder centrarse en lo importante.

Cuando se acomete un objetivo de mejora de la gestión del tiempo, en casi todos los casos se acaba manifestando la dificultad para delegar. Para solucionarla, puedes utilizar dos técnicas muy sencillas pero muy eficaces.

          Técnica del 25%

Elabora un listado de las tareas que realizas a lo largo de la semana. Dicho listado debe contener todas las tareas así como el tiempo dedicado a cada una de ellas, de manera que pueda establecerse un mapa de a qué estás dedicando tu tiempo al cabo de la semana.

Los resultados de este análisis son sorprendentes, puesto que casi siempre aparece una enorme cantidad de tiempo dedicada a tareas que no son propias de un líder (algunas incluso absurdas) y que impiden que las más importantes se lleven a cabo.

El siguiente paso consiste en determinar una serie de tareas delegables que representen el 25% de tu tiempo de trabajo. Una vez elegidas, comienza a delegar hoy mismo estas tareas. Para ello, sigue los criterios establecidos en los puntos anteriores de este artículo. Si tu nivel de compromiso con el objetivo es suficiente y llevas a cabo estas acciones, verás que la mejora es inmediata.

Para que la técnica no quede coja, analiza también a qué vas a dedicar ese 25% del tiempo liberado. A tareas más importantes, estrategia, creación, labores propias del líder o, incluso, a tener más tiempo libre, lo cual seguramente también se traducirá en una mejora en tu rendimiento.

          Técnica Darth Vader

Esta técnica es un tanto surrealista, pero bastante divertida.

Imagínate que eres Darth Vader. Eres el protagonista (más bien antagonista) en Star Wars, el líder del mal, el estratega, el que toma las grandes decisiones, el que actúa en los momentos decisivos.

Imagínate a Darth Vader con la voz de Constantino Romero (DEP) en esa escena tan famosa diciendo: “Luke, yo soy tu padre, pero vuelvo en un momentito, que tengo que hacer el inventario del almacén de la Estrella de la Muerte. Es que tienen un follón y no van a saber solucionarlo”. Como que no, ¿verdad?

Darth Vader no sabe delegar

Si no eres muy freak, elige otro actor o actriz que te guste, el protagonista, e imagina que tu día a día laboral es una película. Piensa entonces en cada tarea que haces, y pregúntate si ese Tom Cruise o esa Angelina Jolie la haría en una película. Apunta cada tarea que no te cuadre, o mejor aún, delégala inmediatamente.

Al final del día, haz un listado de todas las que has delegado. Sorprendente, ¿verdad? Mantén esa disciplina durante 5 o 6 días, y empezarás a soltar lastre y a asentar el hábito de delegar.

Bueno, esta parte final me ha quedado un tanto “abstracta”, pero creo que captas la idea, ¿no? Ahora me encantaría que comentaras más abajo tus experiencias con el concepto de delegar tareas.

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¿Estás sobrepasado en tu trabajo? ¿Sabes delegar? ¿Tu jefe confía en ti para delegar? ¿Hay algo en el artículo que te haya sorprendido? ¿Alguna opinión?

Gracias por leerme. Que tengas un buen día.

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